Il y a quelques années, la facture électronique était destinée pour les grandes entreprises, mais aujourd’hui ce n’est plus le cas. Vu les nouvelles solutions spécifiquement développées pour les petites et moyennes entreprises, les PME s’imposent sur le marché. Plusieurs entreprises ont modernisé leurs services d’où le passage de la facturation physique à la facturation numérique.
Les auto-entrepreneurs ont aussi accès à ce type d’outil car ils se sont démocratisés.
Un changement qui génère de nombreux avantages. Voici quelques informations qui vous permettront de tout savoir sur la facture électronique et les avantages qu’offre celle-ci aux petites et moyennes entreprises.
C’est quoi une facture numérique ou électronique ?
Il est possible que vous ayez déjà reçu une facture numérique ou que vous l’aviez envoyée à des personnes sans que vous ne sachiez. Cependant, vous devriez savoir qu’une facture électronique n’est pas le scannage d’une facture physique que vous envoyez par message électronique.
Une facture électronique est bien au-delà d’un simple document, c’est un processus bien défini et régi par des lois. De l’envoi de la facture à la réception de celle-ci tout se fait de manière dématérialisée.
En effet, la facture électronique pour être valide doit respecter règles du code général des impôts. Par exemple, une facture électronique authentique doit garantir l’identité de celui qui l’a émise et le contenu doit être authentique, non modifiable. De plus, le document numérique doit être lisible et on doit suivre le fichier numérique depuis l’émission jusqu’à son invalidation ou sa destruction.
Vous devriez donc savoir que les obligations légales d’une facture physique restent valables pour la facture électronique comme indiqué dans ce comparatif entre la facture électronique et la facture papier. Ce qui voudrait dire que la date, l’identité de l’émetteur et du récepteur, numéro de facture, date de vente, désignation du produit ou du service, date de la prestation ou de la vente, les pénalités que vous avez prévu en cas d’échéance de paiement et le montant HT et TTC.
Les avantages de la facturation électronique
En premier lieu, la facturation électronique vous permet de vous débarrasser de la paperasse et vous pouvez conserver plus facilement vos factures. De plus, elle vous permet de faire des économies puisque selon le secrétariat du budget des comptes publics vous pouvez économiser entre 3 et 4,5 euros en passant de la facture physique à la facture électronique. Cela n’est qu’un avantage parmi tant d’autres que vous procure la facturation électronique.
En effet, la facture électronique vous simplifie l’ensemble du processus, elle vous permet de faire des économies, elle vous sécurise vos envois et elle vous permet de faire la différence sur le marché.
La simplification de la procédure classique
En passant de la facture physique à la facture numérique, vous réduisez votre temps de traitement. Vos factures seront analysées, éditées, envoyées et archivées dans un laps de temps. Il suffit de quelques clics de souris pour éditer une facture électronique authentique et parfaite.
Depuis mars 2017, les sociétés peuvent conserver l’ensemble de leurs factures sous forme électronique. Même si ces factures ont été réalisées au préalable sous forme de document papier. Cette loi permet aux entreprises de conserver plus facilement un grand nombre de factures.
De plus, il est très facile de retrouver après quelques années une facture quelconque. Il suffit de faire quelques clics sur l’ordinateur et vous avez la facture que vous cherchez. En effet, une facture électronique vous rend la tâche plus aisée et vous permet de gagner en temps.
La facture électronique permet aux PME de faire des économies
En dématérialisant vos factures, vous réduisez considérablement le nombre de papiers que votre entreprise utilise pour fonctionner. Selon des études BVA/Markess, le passage de la facture physique à la facture numérique vous permet d’économiser 50 à 70% le coût d’émission d’une facture en version papier. De manière simple, vous économisez entre 9 à 15 euros lorsque vous réalisez une facture électronique.
La facture électronique vous permet de bien sécuriser vos envois
Une facture électronique a plus de chances d’atteindre sa cible qu’une facture en version papier. En effet, vous n’aurez plus besoin de solliciter les services d’un coursier pour que vos clients reçoivent leurs factures. Un système qui demande trop de tracasseries. L’envoi électronique est plus viable, rapide et sécurisé.
La facture électronique vous permet de faire la différence entre vous et vos concurrents
La facture électronique est le meilleur moyen de vous faire démarquer de vos rivaux. Puis qu’elle est simple et pratique, vous pouvez vous servir de vos facturations électroniques pour vous faire connaitre sur le marché.
D’ailleurs, elle permet à vos prospects de recevoir aisément leurs factures sans avoir à faire de tracasseries. Plus besoin de se déplacer avec des papiers, la facture électronique vous permettra d’avoir une renommée dans votre secteur d’activité.
De plus, vous réduisez considérablement votre empreinte carbone, un argument parfait qui vous servira de publicité auprès des écologistes et tout ce qui lutte pour le maintien de l’environnement.
La facture électronique a plusieurs avantages, mais pour qu’elle soit authentique vous devriez nécessairement respecter les règles du code général des impôts. Raison pour laquelle vous devriez respecter les obligations citées ci-dessus dans l’article.
Les obligations en rapport avec la facture numérique
Vous avez trois méthodes à votre disponibilité pour rendre votre facture électronique légale.
- La piste d’audit fiable : La piste d’audit fiable est un moyen qui vous permet de matérialiser en permanence les liens entre la facture numérique et la vente ou le service rendu. L’inconvénient avec cette méthode est que vous devez posséder au préalable des processus en place pour garder des traces de tous vos échanges. Ce qui rend la méthode couteuse en argent et en temps.
- Utilisation d’une plateforme d’échange de données informatisées (EDI) : En utilisant l’EDI, vos envois, traitement de facture numérique et réception seront faire de manière automatique et vos factures seront authentiques. Il faut notifier que la mise en place de ce système ne serait pas une chose aisée si l’entreprise ne disposait pas d’un tel outil.
- La signature électronique : Vous pouvez utiliser la signature électronique pour signer vos factures électroniques qui peuvent être sous format PDF ou non. La méthod