La facture est un document important pour tout autoentrepreneur, au même titre que pour les entreprises, car elle permet de demander le paiement au client et de lui communiquer le détail du montant demandé en échange de la fourniture de biens ou de services. Quels sont les différents types de facture ? Comment préparer une facture ? Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur la facture de l’autoentrepreneure ? Je répond à vos questions.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Lorsque vous effectuez une vente, la facture permet de reprendre le détail de chaque bien ou service fourni, du coût HT associé à chaque bien ou service, et du prix total TTC facturé. La facture constitue une demande de paiement : une fois qu’il l’a reçue, le client devra vous payer le montant TTC total indiqué. Pour établir une facture pour vos services, vous devrez respecter certaines conditions qui permettront à votre facture d’être valable légalement et juridiquement.
Les différents types de factures
On trouve différents types de factures :
- La facture pro forma est une facture provisoire, émise par l’entreprise lorsque le client la lui demande. Souvent, la facture pro forma va permettre au client de se faire une idée du coût total réel de son achat, et de voir s’il a besoin de contracter un crédit. Toutefois, il est important de noter qu’elle n’a pas de valeur juridique.
- La facture d’acompte est émise lorsque le bien ou service est payé en partie avant la fin du contrat de vente.
- La facture d’avancement (ou facture de situation) est émise au fur et à mesure de l’avancée du contrat de vente, elle concerne surtout les prestations de services étalées dans la durée, comme les travaux de construction immobilière.
- La facture de clôture est la facture qui est émise en même temps que la livraison du bien ou la réalisation du service. Elle possède une valeur juridique comme preuve de la transaction effectuée.
- La facture d’avoir est émise pour rectifier une facture lorsqu’il y a eu erreur sur le montant par exemple, ou suite au remboursement du bien / service fourni.
- La facture acquittée n’est pas obligatoire : elle dispose d’une mention « acquittée » pour justifier que la facture a bien été payée par le client. Dans certains cas, comme des demandes de subvention, elle pourra être demandée.
Le moment où vous facturerez le bien ou service fourni dépendra du type de bien / service : par exemple, pour un abonnement ou un gros projet, il faudra émettre des factures d’avancement, tandis que pour un service ponctuel, une facture de clôture suffira.
Dans quels cas la facture est-elle obligatoire ?
Si vous exercez une activité professionnelle dans l’Union Européenne, vous devrez établir une facture à chaque fois que vous vendez un bien ou service à une personne assujettie, soit une entreprise, un indépendant ou une institution gouvernementale. Si vous vendez des biens ou services à un consommateur (transaction B2C), vous serez dans l’obligation de fournir une facture dans certains cas.
A quoi servent les factures ?
Les factures ne sont pas seulement importantes car elles sont obligatoires. Pour commencer, elles vous permettront d’effectuer un suivi de vos transactions, ce qui pourra vous être très utile pour tenir votre comptabilité à jour. De plus, elles vous permettent de vous faire une idée de l’argent que vous gagnez avec la fourniture de vos biens / services, et d’établir éventuellement des statistiques de vente.
La facture a également une valeur juridique : elles prouvent qu’il y a eu un accord avec votre client, et elle constitue une injonction de paiement pour le client. Elle a une valeur fiscale puisqu’elle vous permet d’établir votre déclaration de TVA.
Enfin, sachez qu’émettre une facture vous épargnera de nombreux malentendus avec vos clients puisque celui-ci connaitra le détail du tarif final.
De quoi est composée une facture ?
La facture est composée de plusieurs éléments : un en-tête, des lignes et un récapitulatif. Dans l’en-tête, on retrouve la plupart des mentions obligatoires ; dans les lignes, le détail des biens /services fournis avec leurs prix ; et dans le récapitulatif, les montants totaux HT et TTC, et les conditions et options de paiement.
Quelles sont les mentions obligatoires pour établir une facture ?
Certains éléments doivent obligatoirement figurer sur votre facture pour que celle-ci soit valable juridiquement :
- La mention « facture » (en haut de la page)
- Le numéro de la facture
- La date d’émission de la facture
- Les noms et les coordonnées du créditeur et du débiteur
- Votre numéro de TVA ou le numéro d’identification de votre entreprise
- Vos informations de paiement (informations bancaires ou compte PayPal)
- La date de livraison
- La description des biens ou services (nature, quantité, et, le cas échéant, composantes et prix unitaires)
- Le cas échéant : le coût de la main d’œuvre, ou votre tarif horaire et le temps consacré pour chaque objet
- Le taux de TVA et le montant de la TVA
- Le montant dû hors TVA
- Le montant total toutes taxes comprises (si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, indiquez seulement le prix HT et faites figurer une mention du type : « non assujetti à la TVA article 293B du CGI »)
- Les conditions de paiement et les pénalités applicables en cas de retard de paiement
Selon l’article L123-22 du Code du Commerce, la facture doit être émise en langue française. Il est toutefois possible de la traduire dans la langue et la devise du client, mais conservez bien l’originale en français : en cas de contrôle administratif, c’est celle-ci qu’il faudra fournir.
Selon l’article L441-3 du Code du Commerce, la facture doit être émise en deux exemplaires, une pour vous, et une pour votre client, en format papier ou sous format PDF avec signature électronique.
Les informations légales de votre entreprise, comme la forme juridique, le capital, le numéro RCS pour les commerçants ou le numéro d’immatriculation au répertoire des métiers pour les artisans, ne doivent pas obligatoirement figurer sur la facture (mais cela est conseillé).
De même, les conditions générales de vente ne sont pas obligatoires, mais elles pourront être ajoutées au dos de la facture.
Comment préparer une facture ?
Pour créer votre facture, vous pourrez utiliser un logiciel de facturation : cela vous fera gagner du temps. Sinon, utilisez Word ou Excel et inspirez-vous d’un modèle de facture, on en trouve un grand nombre sur Word ou même en ligne.
Une fois que vous avez additionné les montants de chaque bien et service, vérifiez une seconde fois pour vous assurer que le montant total est exact.
Lorsque votre facture est terminée, vous pouvez l’envoyer à votre client directement, par courrier ou en ligne. De plus en plus, les entreprises choisissent de dématérialiser leurs factures pour ne plus avoir à les imprimer et pour pouvoir les conserver électroniquement.